Op het gemeentehuis komt waarschijnlijk een massa brieven toe. Belangrijke stukken worden altijd ingescand en digitaal opgeslagen. Hiervoor heeft het gemeentebestuur naast een zware scanner ook gesofisticeerde software gehuurd. De oude software is niet meer up to date, dus moet ze vervangen worden. Het gemeentebestuur stelde voor om nieuwe software te huren die verbonden was aan de scantoestellen. Alleen kost die software 17 745 euro voor 60 maanden, reden genoeg om dit eens dieper te bekijken.
Toevallig kreeg ik in de week voor de gemeenteraad een nieuwsbrief van de VVSG (Vereniging van Steden en Gemeenten) een reclamefolder over scansoftware voor gemeentebesturen. Via deze nieuwsbrief wordt gelijkaardige software aangeboden voor een totaalprijs van 105 euro per jaar. De software die uw gemeentebestuur wil huren, Deze software kost maar liefst 17 745 euro (inclusief BTW), ook voor een gemeente is dit toch geen klein bedrag. Op jaarbasis kost het hele systeem ongeveer 3500 euro, veel meer dan de 105 euro per jaar voor het alternatief.
Maar het schepencollege heeft zich zelfs de moeite niet getroost om beide systemen te vergelijken. Er is een goede relatie met de leverancier van de printers en copiers, dus dat heeft prioriteit op een redelijke prijs. Ondanks de vele flaters heeft uw gemeentebestuur nog geen enkele les geleerd. Belastingsgeld wordt op grote schaal verspild, is het nu voor een gemeentehuis of voor software.
Het staat vast dat door deze beslissing minstens 15 000euro verloren is gegaan. Ik ben alvast benieuwd of dit besluit de toets met de conformiteit op de wet op de overheidsuitgaven zal doorstaan…